Opter pour un syndic de copropriété en ligne

Phénomène émergent, les offres du syndic en ligne foisonnent depuis quelques années. Leurs tarifs très avantageux les rendent très attractifs, mais ils sont vraiment adaptés à toutes les situations. Découvrez les bonnes raisons d’opter pour un syndic de copropriété en ligne.

Le principe de syndic en ligne

Les syndics en ligne reposent sur un principe de base : une dématérialisation des échanges. En fait, dans certains cas, cela ne peut se faire que par courrier électronique, SMS, appels téléphoniques, éventuellement courrier postal et vidéoconférence. En plus de cette particularité, les syndics de réseau doivent disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle et de garanties financières comme les syndics professionnels traditionnels. Il gère l’appartement à distance, sans avoir à assister en personne, ni même à assister à l’assemblée générale des actionnaires. L’utilisation des services de syndic en ligne permet également de disposer d’un espace en ligne dédié et sécurisé où sont conservés tous les documents liés à l’indivision, tels que les procès-verbaux d’assemblées d’actionnaires, la comptabilité ou les documents, les extraits de compte. Les syndics en ligne nécessitent la participation d’un ou plusieurs copropriétaires, qui peuvent agir comme correspondants de copropriété.

Pourquoi opter pour le syndic en ligne ?

Il existe de nombreuses raisons de se tourner vers un syndic de copropriété en ligne, selon le fonctionnement de chaque copropriété. La plupart d’entre eux sont liés aux avantages de la solution comme le prix attractif, la facilité d’accès à des documents, la simplicité des relations et l’impossibilité de trouver le syndic. En raison du manque de présence physique, le syndic en ligne peut proposer des prix très compétitifs. Dans le cas d’un forfait, le prix d’un syndic copropriété en ligne est près de 50 % moins cher que le prix d’un syndic classique. En fonction de la taille de copropriété, il existe également d’énormes différences entre la province et Paris. Comme tout forfait, ce prix n’inclut que l’acte de gestion actuel, et tout problème spécifique doit être traité comme une option. Tous les documents liés à la construction et à l’exploitation des appartements sont consultables à tout moment dans l’espace dédié, ce qui rend la gestion très transparente et sécurisante. La dématérialisation des échanges peut simplifier les relations et les rendre plus rapides. Dans les situations où la présence peut être requise, comme lors d’une réunion plénière quelque peu délicate, utilisez la visioconférence pour maintenir le contact avec les personnes physiques. Un grand nombre des syndics professionnels classiques refusent d’ailleurs d’inclure les copropriétés sur des parcelles qu’ils jugent non rentables. Les syndics en ligne offrent à toutes ces petites copropriétés la possibilité de bénéficier de conseils professionnels qui sont à moindre coût.

Pour quelles copropriétés ?

La solution syndic en ligne est adaptée à des copropriétés comportant peu de parcelles, où des copropriétaires veulent ou peuvent participer, ou bien servir de solution d’accompagnement à des syndics bénévoles. Lesdits syndics en ligne sont la solution idéale pour des petites copropriétés avec seulement des parcelles et sans employés. Parfois méprisés par les syndics professionnels, parce qu’ils ne sont pas rentables, ils ont trouvé une solution pratique et simple dans les syndics en ligne. Une fois que le nombre de parcelles augmente ou que l’appartement embauche des employés, la solution devient trop petite en raison de l’absence réelle du gestionnaire. Pour être efficace, la gestion via des syndics en ligne nécessite la participation de copropriétaires, qui peuvent effectuer des tâches de vérification, de contrôle et de surveillance sur place. Pour l’efficacité de telles solutions, une bonne entente entre les copropriétaires est également souhaitable. Les services des syndics en ligne sont parfaitement compatibles avec le choix des syndics volontaires. Ainsi, ce dernier trouvera dans la solution en ligne une série d’outils qui lui faciliteront la gestion de la copropriété : accès à la base de données du dossier, espace dédié aux dossiers de copropriété, contact pour les questions spécifiques, etc.

Comment passer du syndic classique au syndic en ligne ?

En définitive, la procédure de sélection d’un syndic en ligne est la même que la procédure de sélection d’un syndic traditionnel. À la fin du contrat du syndic, l’assemblée des copropriétaires doit voter pour renouveler le contrat ou le remplacer par un autre fournisseur. L’ordre du jour de l’assemblée générale des actionnaires doit comporter deux points : mettre à jour l’autorisation du syndic actuel et nommer un nouveau syndic. Par précaution, il est recommandé d’adresser la demande d’ajout de questions au comité de surveillance par courrier recommandé, et d’y joindre un récépissé pour s’assurer qu’il ajoutera des questions. La demande peut aussi être faite par un conseil syndical ou les copropriétaires. Plusieurs projets de contrats de syndic doivent être joints à l’avis de convocation afin que chaque copropriétaire dispose de tous les éléments pour faire un choix éclairé. Ce genre de concours est également obligatoire. Même s’il n’y a pas de réelles volontés de changer de syndic, ça sera une fois tous les trois ans depuis l’entrée en vigueur de la loi, mais il pourra être dérogé par un vote de l’assemblée de copropriété. Cependant, le vote doit être pris lors de la précédente Assemblée Générale. Le vote sur le non-renouvellement du mandataire actuel et le vote sur le mandataire en ligne doivent obtenir la majorité absolue des voix à un article, ou un vote à la majorité simple à un autre article lors de la deuxième assemblée générale des actionnaires n’est pas adopté. Les arguments de syndics en ligne reposent, en général, sur une grande souplesse de la gestion et aussi des tarifs très compétitifs. L’utilisation systématique des moyens numériques entraînera automatiquement des frais et dépenses de gestion, bien inférieurs à ceux facturés par les syndics professionnels traditionnels. Les syndics en ligne offrent aux copropriétaires la possibilité d’effectuer toutes les procédures en ligne, via leur site web ou via des applications, promettant une réponse plus rapide, par e-mail ou par téléphone, que les syndics traditionnels. Tous les documents liés à la copropriété sont conservés dans un espace en ligne dédié pour consultation, ce qui améliore la transparence et les droits d’accès aux données relatives à l’immeuble : règlement de copropriété, descriptifs départementaux, etc.